作業を倍速にする!全社会人が絶対知っておきたいWordの機能10選


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文書の作成にはWordを使うことが多いですが、しっかり勉強する機会も少ないのではないでしょうか。そこで、作業効率をアップ&時間短縮で作業を倍速にできるWordの意外と知らない機能をまとめてみました。

ショートカット

1.コピー/切り取り

文字のコピーは「Ctrl + C」、文字の切り取りは「Ctrl + X」で簡単に行えます。コピーしたり切り取った文字は、「Ctrl + V」で貼り付けができます。

2.保存

文書の保存は「Ctrl + S」で行えます。まだ名前をつけていないファイルは「名前を付けて保存」、すでにあるファイルの場合は「上書き保存」されます。

3.クリップボード

Wordでは、通常のクリップボードとは違い、「Ctrl + C」複数の文字をクリップボードに保存することができます。Wordの最初の画面からクリップボードをクリックすると保存された文字列が表示されます。最大で24個までの文字列を保存することができます。

4.範囲選択

[Alt]キーを押しながら選択したい範囲をドラッグすると、ブロック選択できます。ブロック選択を使えば□で囲んだ範囲がそのまま選択されます。

図形の描画

4.グループ化

複数の画像や図形を選択(Ctrlを押しながら選択)して右クリック、「グループ化」をクリックすると、選択した画像をまとめて移動、拡大縮小することができます。

5.正円/正方形を描く

Shiftキーを押しながら図形を描画すると、縦横比が固定されて正円や正方形を描画することができます。

その他

6.全角から半角へ一気に変換

全角から半角に変更したい文字列がある範囲を選択して、上記のように操作すると一括して全角から半角へ文字を変換することができます。

7.インサイト機能

(※Word2016の新機能です)文字列を右クリックして「インサイト」をクリックすると、その文字列に関連した情報(Wikipediaなど)が表示されます。検索する手間が省けるので非常に便利です。

8.コメント機能

[校閲] タブから [新しいコメント]をクリックすると、文書に対するコメントを追加できます。複数のユーザーのコメントを共有することもできるので、ビジネスなどで活用してみてはいかがでしょうか。

9.日付と時刻

最終更新日を記録しておくためには、[挿入]タブから「日付と時刻」をクリックして所定の形式を選択すると日付と時刻が表示されます。更新させたくない場合は「自動的に更新する」のチェックを外しましょう。

10.Word文書にパスワードを掛ける

メニューの「ファイル > 情報 > ドキュメントの保護 > 暗号とパスワード」から設定できます。文書のセキュリティを向上させるためによく使われます。


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